Automatische Begrüßung in WhatsApp - Alle Infos & 5 Nachrichtenvorlagen [August 2023]

Wenn Ihr Unternehmen bereits erfolgreich in die Kundenkommunikation über WhatsApp Business bzw. die WhatsApp API gestartet ist, sind Ihnen sicher schon die Nachrichtenvorlagen aufgefallen. Besonders die Funktion der automatischen Begrüßung, oft als "WhatsApp Grußbotschaft" bekannt, eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Kundeninteraktion von Anfang an zu optimieren. Mit diesem Feature der WhatsApp Business API und der WhatsApp Business App können Sie Ihre Kundenkommunikation standardisieren, Zeit sparen und die Customer Experience vereinheitlichen. Aber was genau verbirgt sich hinter den WhatsApp Nachrichtenvorlagen und der automatischen Begrüßung?

Nachrichtenvorlagen sind standardisierte, von WhatsApp überprüfte Textvorlagen, die Ihnen ermöglichen, häufig auftretende Kundenanliegen effizient zu bearbeiten. Doch die automatische Begrüßung geht noch einen Schritt weiter. Sie erlaubt es Ihnen, Kunden nicht nur passiv zu bedienen, sondern sie aktiv zu begrüßen und wichtige Informationen zu vermitteln. Dies ist insbesondere für den ersten Kundenkontakt oder die Initiierung von Interaktionen von unschätzbarem Wert.

Im Gegensatz zu individuellen Antworten können Sie Ihre Kunden durch die automatische Begrüßung direkt ansprechen, ohne dass der Kunde zuerst eine Nachricht senden muss. Individuelle Nachrichten können hingegen gemäß der WhatsApp Business Messaging Richtlinie nur in einem 24-Stunden-Zeitfenster nach Erhalt der ersten Nachricht des Kunden gesendet werden. Die automatische Begrüßung hebt sich dadurch als kraftvolles Tool hervor, um Kundenbindung und Kommunikation zu stärken.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen nicht nur die Grundlagen der WhatsApp Nachrichtenvorlagen vor, sondern auch, wie Sie die automatische Begrüßung nutzen können, um Kunden sofort willkommen zu heißen und wertvolle Interaktionen zu initiieren. Darüber hinaus präsentieren wir Ihnen 15 branchenübergreifende WhatsApp Business Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Die in geschweiften Klammern stehenden {{Textbausteine}} sind dabei anpassbare Variablen, die es ermöglichen, kundenindividuelle Angaben nahtlos in die Nachrichtenvorlagen zu integrieren.
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Was sind automatische Nachrichten in WhatsApp Business? 

Bei automatischen WhatsApp Business Nachrichten oder Autorespondern handelt es sich um Chatnachrichten, die – einmal vordefiniert – bei bestimmten Ereignissen automatisch an den jeweiligen Kunden verschickt werden. Das kann beispielsweise eine automatische Antwort auf eine eingehende Nachricht des Kunden sein oder eine automatisch versendete Bestellbestätigung. Die Nachricht selbst kann dabei frei vom Unternehmen festgelegt werden. Automatische Antwortnachrichten können mehrere Funktionen haben. Die klassischste ist dabei wohl die Begrüßung des Kunden. So weiß dieser direkt, dass seine Anfrage auch beim Unternehmen angekommen ist und bearbeitet werden wird. Denn fast nichts frustriert Kunden mehr, als Kommunikation von der man nicht weiß, ob Sie tatsächlich ankommt und bearbeitet wird. Automatische Antwortnachrichten stehen sowohl Nutzern der WhatsApp Business App als auch der WhatsApp Business API zur Verfügung. Für private WhatsApp-Accounts ist dieses unternehmensspezifische Feature nicht verfügbar.
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Was ist eine WhatsApp Begrüßungsnachricht und wann wird diese versendet?

In WhatsApp App Business sind Begrüßungsnachrichten eine Kategorie von automatischen Antworten. Das Feature ist direkt in die App integriert. Mit Begrüßungsnachrichten senden Sie automatisch eine vorgefertigte Antwort auf eine eingehende Kundenanfrage, wenn Kunden zum ersten Mal eine Nachricht an Ihr Unternehmen senden oder wenn die Kunden seit mindestens 14 Tagen nicht mit Ihrem Unternehmen gechattet haben.
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Sie nutzen aktuell noch einen privaten WhatsApp Account für Ihr Unternehmen? Warum sich ein Umstieg auf die WhatsApp Business API lohnt, erfahren Sie hier.

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Anwendungsfälle für automatische Antworten in WhatsApp Business

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Begrüßung der Kunden 

Der klassischste und verbreitetste Anwendungsfall für automatische Antwortnachrichten ist die Begrüßung der Kunden. Genau wie das “Guten Tag” beim Eintreten in ein Ladengeschäft, lässt eine automatische Begrüßungsnachricht in Ihrem WhatsApp Chat-Kanal die Kunden wissen, dass Sie willkommen sind und man sich schnellstmöglich um das jeweilige Anliegen kümmern wird. Sollte es aktuell zu längeren Antwortzeiten kommen, könnte man die Kunden direkt darauf hinweisen und die richtige Erwartungshaltung schaffen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Sollten Sie außerhalb der Öffnungszeiten von einem Kunden angeschrieben werden, können Sie auch in diesem Fall mit einer automatischen Abwesenheitsnachricht den Kunden darauf aufmerksam machen, dass man ihm im Moment nicht persönlich antworten kann und ihn bitten, sich innerhalb der regulären Öffnungszeiten erneut zu melden. 

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WhatsApp Kundensupport

Automatische Antworten spielen eine entscheidende Rolle im Bereich des Kundensupports über WhatsApp. Kunden erwarten heutzutage schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Anfragen. Hier kommen automatische Antworten ins Spiel, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn Kunden eine Anfrage stellen, kann das System automatisch eine Antwort senden, in der bestätigt wird, dass die Nachricht erhalten wurde und dass das Supportteam sich bald mit einer Lösung melden wird. Diese Zwischenbestätigung allein kann bereits das Vertrauen der Kunden stärken und die Frustration durch lange Wartezeiten mindern. In Fällen, in denen die Antwortzeit etwas länger sein könnte, kann die automatische Antwort den Kunden über den geschätzten Zeitrahmen informieren und möglicherweise alternative Quellen für Informationen anbieten. So wird der Kundensupport effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

WhatsApp Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitszeiten sind in jedem Unternehmen unvermeidlich – sei es aufgrund von Feiertagen, Urlaub und planmäßigen oder außerplanmäßigen Schließungen. Hier sind automatische Antworten äußerst nützlich. Stellen Sie sich vor, ein Kunde sendet Ihnen eine Nachricht, während Ihr Geschäft geschlossen ist. Anstatt dass der Kunde im Ungewissen bleibt, wann er eine Antwort erwarten kann, kann eine automatische Abwesenheitsnachricht ihm mitteilen, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind und wann er mit einer Antwort rechnen kann. Dies schafft Transparenz und reduziert die Frustration der Kunden. Gleichzeitig können Sie alternative Kontaktdaten oder Ressourcen angeben, die den Kunden während Ihrer Abwesenheit weiterhelfen könnten. Diese Art der automatischen Antwort erhöht nicht nur die Professionalität Ihres Unternehmens, sondern zeigt auch, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst nehmen.

‍Erfahren Sie in unserer Fallstudie, wie die Tierarztpraxis Dokos 30% aller Terminanfragen mittels Mateo und automatischen Antwortnachrichten automatisieren konnte.

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Wie erstellt man automatische Begrüßungsnachrichten?

Wenn Sie die WhatsApp Business API über Mateo nutzen, stehen Ihnen automatische Begrüßungsnachrichten selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Aber auch Nutzer der WhatsApp Business App haben Zugriff auf das Feature. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen: 

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Automatische Antwort in der WhatsApp Business App:

1. Öffnen Sie  die WhatsApp Business App.
2. Öffnen Sie über die “Drei Punkte” die Einstellungen.
3. Navigieren Sie zu “Unternehmenstools” – “Begrüßungsnachricht”. 
4. Aktivieren Sie die Begrüßungsnachricht und geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Hier lassen sich die Vorlagen aus diesem Artikel einfügen. 
5. Tauschen Sie die {{Platzhalter}} gegen Ihre Angaben aus. 
6. Zuletzt können Sie noch entscheiden, ob alle oder nur bestimmte Kontakte die Begrüßungsnachricht geschickt bekommen sollen. Hier sollten Sie sinnvollerweise “alle” auswählen, da sich die Nachricht ja auch an neue Kontaktanfragen richtet. 

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Automatische Antwortnachrichten über die WhatsApp Business API und Mateo:

1. Öffnen Sie die Mateo Webapp. 
2. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
3. Navigieren Sie zu “Nachrichtenkanäle” und wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus.
4. Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
5. Nun können sie jeweils eine automatische Nachricht hinterlegen, die während und außerhalb ihrer Öffnungszeiten an ihre Kunden verschickt wird. Dazu können Sie aus den Vorlagen oben wählen. 
6. Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab.

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5 Nachrichtenvorlagen für WhatsApp Begrüßungsnachrichten

1. Willkommensnachricht innerhalb Öffnungszeit

Vorgeschlagener Name: autoreply_geoeffnet

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze bei Ihnen melden. Wenn es um eine Bestellung geht, halten Sie bitte Ihre Bestellnummer bereit. 

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2. Willkommensnachricht außerhalb Öffnungszeit

Vorgeschlagener Name: autoreply_geschlossen

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns bei Ihnen melden.

3. Opt-In Anfrage

Vorgeschlagener Name: optin_anfrage

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Für eine einfache Kommunikation mit Ihnen würden wir Sie gerne per WhatsApp anschreiben. Um die Unterhaltung zu beginnen, antworten Sie bitte mit “Ja”. 

4. Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person 

Vorgeschlagener Name: zustaendige_abteilung_info

Textbeispiel: Für eine bestmögliche Bearbeitung Ihres Anliegens wurde die Nachricht an die zuständige Abteilung übergeben. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze hier bei Ihnen melden. 

5. Reklamationseingang 

Vorgeschlagener Name: reklamation_eingang

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Es tut uns Leid zu hören, dass Sie auf ein Problem gestoßen sind. Wir sind stets bemüht, unseren Kunden in solchen Fällen bestens zur Seite zu stehen. Wir werden uns sofort um ihr Anliegen kümmern. 
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Übrigens: Mit der WhatsApp API können Sie im Gegensatz zu der normalen WhatsApp Business Version sogar  WhatsApp Newsletter versenden und damit äußerst effektives Bestandskundenmarketing betreiben und Ihre Umsätze steigern. Alle Infos zum WhatsApp Newsletter gibt´s hier!

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Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit Mateo!

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von Mateo besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, Google Business Chat, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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WhatsApp & SMS Marketing Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen. Mit Mateo können Sie Ihre Marketing Newsletter auch per SMS automatisiert versenden.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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‍Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit großer Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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