WhatsApp in ein Geschäftskonto umwandeln - So geht's! [August 2023]

Was einst als simples Messaging-Tool gedacht war, um mit Freunden und Familie zu kommunizieren, hat sich inzwischen zu einer äußerst leistungsstarken Plattform für Unternehmen entwickelt. Seit der Einführung von WhatsApp Business in 2018 wurde die Plattform kontinuierlich  weiterentwickelt und ist heute aus dem modernen Geschäftsumfeld kaum mehr wegzudenken. Immer mehr Unternehmen haben erkannt, dass WhatsApp die optimale Plattform für Kundenkommunikation ist. 

In diesem Artikel tauchen wir in die Vielfalt der verschiedenen Versionen von WhatsApp ein und beschreiben, wie Sie Ihre bisherige WhatsApp Version in ein geschäftliches Konto umwandeln können. Von der privaten WhatsApp Applikation über die WhatsApp Business App bis hin zur Transformation in ein Geschäftskonto mit der WhatsApp API – mit dieser Anleitung können Sie das volle Potenzial von WhatsApp für Ihr Unternehmen ausschöpfen.
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Die Unterschiede von Whatsapp, Whatsapp Business und der Whatsapp API

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Was ist WhatsApp Business?

WhatsApp Business ist eine kostenlose, für Android und Apple Smartphones verfügbare App, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurde. WhatsApp Business vereinfacht die Interaktion mit Kunden, indem es Tools zum Automatisieren, Sortieren und zum schnellen Beantworten von Nachrichten bereitstellt. Die Benutzeroberfläche und viele Funktionen ähneln denen der WhatsApp Messenger App für Privatpersonen, sodass die Verwendung von WhatsApp Business den meisten Unternehmen sehr leicht fällt.
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Im Vergleich zu der App für Privatpersonen bietet ein WhatsApp Unternehmensaccount zusätzlich folgende Funktionen:

• Unternehmensprofil zur Auflistung wichtiger Informationen, wie Adresse, E-Mail und Website eines Unternehmens
• Messaging-Tools zur schnellen Beantwortung von Kundenanfragen wie zum Beispiel Textbausteine und automatisierte Antworten
• Kategorisieren von Kunden und Chats (z. B. Neukunde, Interessent, Serviceanfrage, etc.) für eine bessere Übersichtlichkeit
• Automatisierte Antworten an Kunden (z.B. außerhalb der Geschäftszeiten)
• Erstellung von Produktkatalogen

WhatsApp Business kann im Google Play Store und im App Store kostenfrei heruntergeladen werden.

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Was ist WhatsApp Business API?

Um größeren Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat Facebook im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten.

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Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel Mateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. Mateo offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche.

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Die wichtigsten Eigenheiten von der WhatsApp Business API

Um WhatsApp freizuhalten von übermäßiger Werbung und Spam, gibt es einige Einschränkungen, die Unternehmen bei der Kontaktaufnahme zu Nutzern beachten müssen.

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Marketing über WhatsApp Business

Unternehmen dürfen Werbebotschaften, Spam und Marketing-Nachrichten nur als sogenannte „Promotional Messages“ versenden. Dies sind individuelle anpassbare Nachrichtenvorlagen, die vorab von WhatsApp genehmigt werden müssen. Kunden können beispielsweise Produktvorschläge auf Basis ihrer letzten Bestellung erhalten. Cold-Call-Nachrichten und bestimmte Wörter oder Sätze, die die Nachricht zu werblich klingen lassen, sind nicht zulässig. Wichtige Kundeninformationen wie beispielsweise Bestellbestätigungen können natürlich jederzeit versendet werden. 

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Zustimmung (Opt-in)

Nachrichten können nur an Nutzer gesendet werden, wenn es sich um eine Antwort auf eine Nachricht des Nutzers handelt oder sich die Person durch einen sogenannten Opt-in aktiv dafür entscheiden, WhatsApp-Nachrichten zu erhalten (z. B. durch Eingabe einer Telefonnummer und das Aktivieren eines Kontrollkästchens).

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Service-Fenster bei Antworten

Wenn ein Nutzer eine Anfrage per WhatsApp an das Unternehmen sendet, muss die Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgen („Customer Care Window“). Dadurch, dass Kundenanfragen somit entsprechend zügig beantwortet werden, steigert sich die User-Experience von WhatsApp Nutzern und eine Kontaktaufnahme (ohne Opt-in) seitens des Unternehmens wird verhindert.

Innerhalb des Service-Fensters funktioniert die Kommunikation mit WhatsApp Business genauso wie mit der Anwendung für Privatpersonen. Es können Nachrichten mit Text, Weblinks und Emojis gesendet werden und selbstverständlich auch Bilder, Videos und Anhänge wie PDF Dateien im Chat geteilt werden.

Die Automatisierung in Form von Chatbots ist innerhalb des Servicefensters erlaubt. Die Möglichkeit, den Nutzer an einen Kundendienstmitarbeiter weiterzuleiten, muss allerdings vorhanden sein.

Wenn das Service-Fenster geschlossen ist, muss eine spezielle Nachrichtenvorlage versendet werden, um den Nutzer um eine Kontaktaufnahme zu bitten.

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Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen (von WhatsApp „Template Messages“ genannt) können die Kundenkommunikation für das Unternehmen sehr effizient gestalten. WhatsApp Unternehmenskunden können vorgefertigte Nachrichten verwenden, um in sekundenschnelle Bestellbestätigungen, Zahlungsaufforderungen und Versandinformationen zu versenden.

Technisch gesehen ist eine Nachrichtenvorlage eine Textfolge, die Platzhalter (für z.B. Bestellnummern, Daten und Preise) verwendet, um personalisierte Informationen bereitzustellen. Neben der von WhatsApp Business standardmäßig bereitgestellten Auswahl an häufig verwendeten Vorlagen können auch eigene Nachrichtenvorlagen erstellt werden, um alle Service Situationen für den individuellen Anwendungsfall abzudecken. Diese müssen vor der Verwendung von WhatsApp genehmigt werden. Der Genehmigungsprozess dauert bis zu 24 Stunden. WhatsApp überprüft Nachrichtenvorlagen, um Unternehmen daran zu hindern, unerwünschte Inhalte wie Werbenachrichten an Konsumenten zu senden.

Nachrichtenvorlagen lassen die Kundenkommunikation per WhatsApp Business hocheffizient werden (Quelle: Google Play Store).

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In Verbindung mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, wie Mateo sie anbietet, entfalten diese Tools ihr volles Potenzial und lassen die Kundenkommunikation von WhatsApp Business API Kunden hocheffizient werden.

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Tabellarische Übersicht über die Unterschiede der verschiedenen WhatsApp Versionen

Um bei diesen drei Varianten von WhatsApp den Überblick zu behalten, sind alle wichtigen Informationen in folgender Tabelle zusammengefasst.

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Übrigens: Mit Mateo können Sie WhatsApp sogar mit über 6.000 anderen Software Programmen (z.B. Shopify, Salesforce oder Hubspot) verbinden und automatisierte Nachrichten versenden.

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Anleitung: WhatsApp in WhatsApp Business umwandeln

Die Umwandlung von WhatsApp zu WhatsApp Business ist schnell erledigt. Dazu müssen Sie einfach dieser Anleitung vom WhatsApp Mutterkonzern Meta folgen (Quelle: Meta):

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Achtung: Sofern Sie Ihren bisherigen Chatverlauf behalten möchten, sollten Sie vor der Umwandlung unbedingt ein Backup von Ihrer bisherigen WhatsApp Version erstellen. Hier finden Sie die Anleitung für Android Geräte und für iPhones.

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1. Aktualisieren Sie den WhatsApp Messenger und laden Sie die WhatsApp Business App aus dem Google Play Store bzw. Apple App Store herunter.
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2. Öffnen Sie die WhatsApp Business App.
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3. Lesen Sie die WhatsApp Business Nutzungsbedingungen. Tippen Sie auf ZUSTIMMEN UND FORTFAHREN, um die Bedingungen zu akzeptieren.
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4. Die WhatsApp Business App erkennt automatisch die Nummer, die Sie in WhatsApp Messenger verwenden. Tippe zum Fortfahren auf die Option mit der Telefonnummer Ihres Unternehmens.
   Wenn die angezeigte Nummer nicht der entspricht, die Sie verwenden möchten, tippen Sie auf ANDERE NUMMER VERWENDEN und fahren Sie mit der Verifizierung wie gewohnt fort.
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5. Nur für Andriod Geräte: Tippe auf WEITER > ERLAUBEN, um der WhatsApp Business-App Zugriff auf deinen Chatverlauf und deine Medien zu gewähren.
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6. WhatsApp sendet Ihnen eine SMS mit einem sechsstelligen Code. Geben Sie den sechsstelligen Code ein, um Ihre Nummer zu verifizieren.
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7. Erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil und tippen Sie auf WEITER.
   Sie können Ihr Unternehmensprofil bearbeiten, sobald Ihr WhatsApp Business-Konto aktiv ist.

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Anleitung: Umwandlung von WhatsApp Business zur WhatsApp Business API

WhatsApp erlaubt nur sehr wenigen Großkonzernen den direkten Zugriff auf seine API. Für die meisten Unternehmen führt der Weg zu WhatsApp Business API über sogenannte Business Solution Provider. Dies sind offizielle Partner des WhatsApp Eigentümers Facebook, die Unternehmen beim Zugriff auf die API unterstützen. Die Einrichtung der API hängt dementsprechend vom API Anbieter ab.

Das professionelle Messaging-Tool von Mateo bietet nicht nur die Integration von WhatsApp Business über die API an, sondern auch eine übersichtliche Benutzeroberfläche und die Anbindung von vielen weiteren Kommunikationskanälen wie z.B. Email, Instagram, SMS und Facebook Messenger. Mateo bietet bei der Einrichtung der Software inklusive WhatsApp Business API einen voll umfassenden Service mit professionellen Kundenbetreuern.

Durch eine Bestandsanalyse wird identifiziert, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Daraufhin werden, falls noch nicht vorhanden, von Mateo Unternehmensrufnummern beantragt und das System aufgesetzt. Nun sind die Kommunikationskanäle in der von Mateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und direkt nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht allzeit bereit für Rückfragen und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.
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Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit Mateo!

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von Mateo besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, Google Business Chat, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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WhatsApp & SMS Marketing Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen. Mit Mateo können Sie Ihre Marketing Newsletter auch per SMS automatisiert versenden.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit großer Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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