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July 12, 2021

Zur automatisierten Bearbeitung von Mieteranfragen in 2 Monaten - Produktvalidierung im STYX Living Lab!

Zur automatisierten Bearbeitung von Mieteranfragen in 2 Monaten - Produktvalidierung im STYX Living Lab!
Early Stage Startups kämpfen anfangs oft mit der Herausforderung, dass sie keinen Zugang zu Experten und Testmöglichkeiten unter realen Bedingungen haben. Das Living Lab unseres Investors Styx Urban Investments bietet genau an dieser Stelle Zugänge. So ist es uns innerhalb von zwei Monaten gelungen Mateo, den Autopiloten für Mieterinteraktion mit der Immobiliengesellschaft Hildebrandt & Hees vollumfänglich und in Echtzeit zu validieren.  Wie wir hierbei vorgegangen sind, an welcher Stelle MATEO den Alltag für Immobiliengesellschaften erleichtert und warum Hildebrandt & Hees heute zufriedener MATEO Kunde ist, erfahrt ihr in diesem Blogpost.

Manuelle und analoge Prozesse dominieren in der Immobilienbranche weiterhin

Unsere Leidenschaft für die Immobilienindustrie mündete bereits 2020 in die Konzeption einer Lösung für das Matchmaking der perfekten Co-Living Crew. In dieser prägenden Zeit sind auch wertvolle Kontakte zu Immobiliengesellschaften entstanden. Schnell wurde immer wieder deutlich, dass die Kommunikation zwischen Mietern, Verwaltern, Eigentümern & Dienstleistern eine immense Herausforderung ist. Diese Erkenntnis wurde durch eine deutschlandweite Marktstudie mit mehr als 1000 Teilnehmer/innen aus der Immobilienbranche untermauert. Insgesamt gaben fast 80% der Befragten an, dass die Interaktion mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern sehr manuell und zeitaufwändig ist. Mehr als zwei Drittel der Befragten sehen diese Aufgabe sogar als größte Herausforderung im täglichen Arbeiten an. 

Im März 2021 wurde die MATEO Estate GmbH offiziell ins Leben gerufen, um die Kommunikation in der Branche vollkommen neu zu denken. Traditionelle Mieterapps oder Mieterportale sind keine ausreichende Lösung wie die Umfrage gezeigt hat, da diese Ansätze lediglich eine Bündelung von Anfragen aber keine automatisierte Bearbeitung bieten. Ausgiebige Tests innerhalb der Validierungsumgebung von STYX haben bestätigt, dass Automatisierungen deutlich mehr Potenziale bieten als gewöhnliche Ticketing Systeme aus traditionellen Lösungsansätzen, die man im Markt vorfindet. Im Vergleich zu einfachen Mieterapps wird bei MATEO der  manuelle Kommunikationsaufwand spürbar reduziert, da alle notwendigen Informationen zur Beurteilung und Abschluss des Sachverhalts intelligent und automatisiert abgefragt werden. Durch die smarte Vorarbeit des Systems kann innerhalb kürzester Zeit eine Entscheidung getroffen werden, ohne im Vorfeld etliche Rückfragen zu stellen. Im Sachverhalt der Schadensmeldung kann der zuständige Mitarbeiter ohne große Mühe mit einem Klick entscheiden, ob der Auftrag zusammengefasst an den Handwerker weitergeleitet werden soll oder nicht. Zusammenfassend können so bekannte und wiederkehrende Prozesse wie beispielsweise Schadensmeldungen, Anträge zu Haustieren, Beschwerdevorgänge oder Schlüsselbestellungen und viele weitere schneller und mit geringeren Fehlerquoten abgeschlossen werden. Zu diesem innovativen Ansatz erhalten wir sehr gutes Feedback von Experten aus der Immobilienbranche.

Das STYX Living Lab als entscheidender Inkubator für MATEO

Für uns war schnell klar, dass wir von Beginn an einen starken Partner benötigen, um unsere Vision zu einem ausgezeichneten Erlebnis für Immobilienunternehmen und Mieter zu verwirklichen. Als Gründerteam wollten wir einen VC, der nicht nur reiner Kapitalgeber ist, sondern uns auch strategisch voran bringt. 

Neben der Ausstattung von Kapital war das STYX Living Lab ein entscheidender Faktor für die gemeinsame Zusammenarbeit. Das STYX Living Lab ist eine Testumgebung mit 150 Bestandsimmobilien mit mehr als 5.500 Mietern und Nutzern. Für uns ist es die ideale Umgebung, um MATEO in einer realen Umgebung mit echten Probanden zu testen. Das iterative Vorgehen hat uns geholfen, die Lösung gewissenhaft zu validierenden und auf konkrete Bedürfnisse anzupassen. Im ersten Schritt haben wir die Ist-Prozesse von verschiedenen Immobilienverwaltungen aufgenommen und analysiert. Schnell wurde ersichtlich, dass es wiederkehrende Prozesse wie z.B. Schadensmeldungen oder Anträge zur Untermiete gibt, die sich standardisieren und automatisieren lassen. Im zweiten Schritt wurden auf Basis der Analyse Best Practices Prozesse aufgesetzt, die zu 90% passend für alle Immobilienverwaltungen sind. Nichtsdestotrotz ist Individualität weiterhin wichtig, da jeder Kunde seine eigene Anforderungen und Bedürfnisse hat. Deshalb wurde die Lösung so aufgesetzt, dass die vorgegebenen Standardprozesse problemlos auf die individuellen Bedürfnisse einer Immobilienverwaltung angepasst werden können. Nehmen wir erneut das Beispiel der Schadensmeldung. Hier hatten wir bereits den Fall, dass ein Kunde die Genehmigung des Eigentümers benötigt, bevor der Schaden behoben werden kann. Das war kein Problem mit MATEO. Statt wochenlanger Programmierung und Extrakosten konnte unser Team dies mit wenigen Klicks umsetzen.

Zusammenfassend war dieses Vorgehen ausschlaggebend, da wir MATEO so von Beginn an nutzerzentriert, also praktikabel für Vermieter und Mieter entwickeln konnten.  Nur so ist es uns gelungen MATEO in kürzester Zeit zu einer leistungsfähigen Lösung für Hausverwaltungen, CoLiving und Service Apartment Anbieter zu entwickeln.

Über 1000 Wohnungen mit mehr als 2000 Mietern auf MATEO

Gemeinsam mit der Immobiliengesellschaft Hildebrandt & Hees aus Mannheim konnte ein großer Meilenstein für MATEO erreicht werden. Durch einen schlanken und kosteneffizienten Ansatz konnte die Softwarelösung bei mehr als 2000 Mietern in kürzester Zeit ausgerollt werden. Diese freuen sich über die neue und innovative Art der Kommunikation. “Vor allem die schnelle und gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen durch den Autopiloten von MATEO sorgt für Begeisterung bei Mietern und Mitarbeitern”, sagt Marcel Hauptenbuchner, Geschäftsführer bei Hildebrandt & Hees.

Die Mitarbeiter von Hildebrandt & Hees freuen sich besonders über die Benutzerfreundlichkeit der Lösung und den Rückgang von repetitiven und administrativen Aufgaben. Bevor MATEO im Einsatz war, lag die Wahrheit über Mieter oder Wohnungen oftmals dezentral in Papierakten oder anderen Informationsquellen wie z.B. Google Drive. Die fragmentierte Verwaltung von Informationen konnten im Zuge der Implementierung eliminiert werden. Dank MATEO hat Hildebrandt & Hees nun eine zentrale 360 Grad Sicht auf alle alle wichtigen Informationen wie Mieter- oder Wohnungsdaten, um für jegliche Art der Mieteranfrage gerüstet zu sein. Die neue Arbeitsweise hat auch einen positiven Effekt auf die gesamte Produktivität. Die erste Analyse hat bereits ergeben, dass sich die Anzahl der Anfragen um über 25% reduziert hat. Des Weiteren werden Schadensmeldungen bis zu 67% schneller abgewickelt. Mit ausschlaggebend für den großartigen Erfolg ist die bidirektionale Integration in das bestehende ERP System, so dass zu keiner Zeit eine doppelte Datenpflege notwendig ist.

“Bei komplexeren Anfragen ist die menschliche Expertise weiterhin gefragt, wodurch mit Hilfe von MATEO endlich mehr Zeit bleibt”, erzählt Sabine Deimel, Mitarbeiterin aus der Mietverwaltung. “Die neu gewonnenen Freiräume werden für uns in den nächsten Jahren ein maßgeblicher Faktor für den Ausbau des eigenen Immobilienbestands sein”, führt Hauptenbuchner fort.

Eine zentrale Lösung für Neuvermietung und Kommunikation mit Mietern

Das Feedback von unseren Kunden ist ausschlaggebend dafür, dass wir im nächsten Schritt das Modul Neuvermietung realisieren werden. Unsere Marktstudie und Gespräche mit etlichen Experten aus der Branche hat ergeben, dass bislang keine Lösung die Optimierung der Kommunikation mit Bestandsmietern und Interessenten gleichermaßen abbildet. Eine der größten Herausforderungen bleibt weiterhin die fragmentierte Lösungsstruktur in der Branche. Mit MATEO kann zukünftig sowohl die Kommunikation mit Mietern als auch Interessenten über eine einheitliche Softwarelösung automatisiert werden. Diese Kernfunktionalität wird bis spätestens Ende Sommer 2021 in die Realität umgesetzt und ebenso im STYX Living Lab getestet.

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